Yleisimmät verotarkastuksissa ilmenneet kirjanpidon virheet

Itsekin muutamissa verotarkastuksissa asiakkaan roolissa toimineena tiedän, ettei tieto verotarkastuksen tulosta juuri koskaan saa positiivisia tunteita aikaan uteliaisuutta lukuun ottamatta. Ei myöskään silloin, kun tietää toimineensa parhaan taitonsa ja kykynsä mukaan. Sen vuoksi on mielenkiintoista ja hyödyllistä tarkastella potentiaalisia virhetilanteita jo etukäteen, koska tieto haastavista liiketapahtumista tai prosessin osista auttaa välttämään virheitä

Törmäsin hiljattain kiintoisaan aiheeseen, joka koski yleisimpiä verotarkastuksissa havaittuja virheitä. Perehdyin aiheeseen lisää, jotta voisin auttaa asiakkaitani ennakolta välttämään mahdollisia verotuksen virheitä. Tutkin muun muassa verohallinnon 05.12.2017 esitetyn verkkoseminaarin ”Vältä verotukseen vaikuttavat kirjanpidon virheet” materiaalia ja tutustuin Samuel Sundbergin opinnäytetyöhön 13.2.2016, jonka aiheena oli ”Verotarkastuksissa havaitut virheet ja niiden ennaltaehkäiseminen”.

Itsekin muutamissa verotarkastuksissa asiakkaan roolissa toimineena tiedän, ettei tieto verotarkastuksen tulosta juuri koskaan saa positiivisia tunteita aikaan uteliaisuutta lukuun ottamatta. Ei myöskään silloin, kun tietää toimineensa parhaan taitonsa ja kykynsä mukaan. Sen vuoksi on mielenkiintoista ja hyödyllistä tarkastella potentiaalisia virhetilanteita jo etukäteen, koska tieto haastavista liiketapahtumista tai prosessin osista auttaa välttämään virheitä.

Massavirheet

Osa verotarkastuksissa havaituista virheistä on niin tyypillisiä, että niitä kutsutaan massavirheiksi. Näitä massavirheitä ilmenee eri kokoisten ja eri toimialalla toimivien yritysten kirjanpidossa ja verotuksessa. Massavirheiden lisäksi on vain tietyllä toimialla tyypillisesti ilmeneviä virheitä. Näistä mainittakoon nopeasti yleistynyt kansainvälinen verkkokauppa.

Tyypillisiä massavirheitä löytyy erityisesti matkalaskuista ja kustannusten korvauksista, erilaisten etujen käsittelystä, yhtiön ja yksityisen kulutuksen rajanvedon haasteista sekä osakkaan ja yhtiön välisistä liiketoimista. Viimeksi mainitusta on syytä kaupan yhteydessä dokumentoida käytetyn (käyvän) hinnan perusteet.

Välittömien verojen virheet

Välittömiä veroja ovat verot, joissa vero on tarkoitettu niiden maksajan rasitukseksi. Näitä ovat esimerkiksi tulovero ja pääomavero. Välittömien verojen virheitä ilmenee esimerkiksi seuraavissa erissä:

  • KV peitelty voitonsiirto (VML 31 §)
  • vähennyskelvoton meno
  • puuttuva tulo
  • peitelty osinko
  • käyttöomaisuuden jaksotusvirheet.

KV (kansainvälinen) peitelty voitonsiirto tarkoittaa siirtohinnoittelua, joka on yleensä mielletty koskevan vain suuryrityksiä. Markkinaehtoinen hinnoittelu on kuitenkin syytä huomioida myös pienemmissä yrityksissä konsernin sisäisissä myynneissä, jos samalla yrittäjällä tai yrittäjillä on yrityksiä useammissa maissa. Verohallinto saattaa näissäkin tilanteissa oikaista käytettyä hintaa markkinaehtoiseksi VML 31 §:n nojalla.

Vähennyskelvottomia menoja kirjanpidossa on esimerkiksi toiselle verovelvolliselle kuuluvat kulut, tekaistut ostolaskut, sakot ja muut rangaistusluonteiset maksut esim. veronkorotukset ja puolet edustusmenoista.

Tuloja voi puuttua kirjanpidosta joko tarkoituksella, jolloin puhutaan ohimyynnistä eli harmaasta taloudesta tai jokin lasku voi vahingossa jäädä kirjaamatta tuloksi. Yleensä tällainen virhe pitäisi havaita täsmäytyksessä.

Peitellyn osingon tilanne voi tulla esimerkiksi, jos osakkaan yksityisiä elantomenoja on vähennetty yhtiön kirjanpidossa, osakkaalle maksettuja rahasuorituksia ei ole ilmoitettu verohallintoon osinkona, palkkana tai osakaslainana tai, jos osakas käyttää yhtiön omaisuutta (esim. autoa), eikä luontoisetua ole ilmoitettu verohallintoon tai mikäli yhtiön ja osakkaan väliset liiketoimet (esim. vuokrat tms.) ovat yli- tai alihinnoiteltuja. Yhtiön ja osakkaan välisissä liiketoimissa onkin aiheellista dokumentoida, mihin käytetty hinta on perustunut.

Välillisten verojen virheet

Välilliset verot jäävät lopputuotteen käyttäjän maksettavaksi. Esimerkiksi arvonlisävero on välillinen vero. Välittömän verotuksen virheitä ovat esimerkiksi:

  • ostojen vero on vähennetty virheellisesti
  • myyntiä puuttuu kirjanpidosta
  • vero on suorittamatta tai sitä on suoritettu liikaa esim. kotimaan myynnistä
  • ostojen vero on kirjattu aiheettomasti, koska ostot liittyvät verottomaan toimintaan tai yksityiseen kulutukseen, joista vähennysoikeutta ei ole
  • virheet kansainvälisessä kaupassa.

Yleisin arvonlisäveron vähennysvirhe ilmenee, kun kirjanpitoon on kirjattu toisen verovelvollisen kuluja, kuten tytäryhtiön, osakkaan tai henkilökunnan kuluja. Virhe voi tulla kyseeseen myös, jos on vähennetty vero, vaikka osto ei sisällä veroa tai vähennys on tehty ilman asianmukaista tositetta, josta käy verokanta ja veron määrä ilmi.

Myynnin arvonlisävero voi olla tilittämättä ja ilmoittamatta, jos verollinen myynti on tehty vahingossa verottomana. Tällaisia tilanteita ilmenee esimerkiksi, kun verollisen liiketoiminnan käytössä ollutta verotonta tai verollista käyttöomaisuutta myydään. Helposti vero voi unohtua myös, kun veloitetaan kuluja edelleen toiselta verovelvolliselta. Rakennusalalla voidaan vahingossa soveltaa käännettyä verovelvollisuutta, vaikka kyseiseen tilanteeseen ei käännetty vero sovellu. Virheitä ilmenee myös oman käytön veron ja perustajaurakoinnin osalta. Virheille alttiita ovat myös lahjojen ja palkintojen antaminen.

Ylipäänsä tilanteet, joissa vero jää myyntilaskulta pois, ovat ikäviä, koska myyjä on kuitenkin vastuussa veron tilittämisestä, vaikka ei olisi sitä ostajalta perinytkään.

Kansainvälinen kauppa altistaa myös monille virheille.  Tällaisia virheitä liittyy muun muassa verottomaan toimintaan. Vero on voitu jättää suorittamatta tai se on suoritettu, mutta se on myös vähennetty, vaikkei vähennysoikeutta ole. Joskus on hankittu yhtiön VAT-tunnisteella tavaraa yksityiskäyttöön. Kuluttajakaupasta puolestaan on voinut unohtua veron suorittaminen.

Ennakkoperinnän virheet

Ennakkoperinnän tyypillisiä virheitä ovat esimerkiksi:

  • ennakonpidätyksen toimittamatta jättäminen:
    • rahapalkasta
    • työ- ja käyttökorvauksesta (muista ennakonpidätysrekisteri)
    • luontois- tai henkilökuntaedusta
    • kustannustenkorvauksesta, jos verovapauden edellytys ei täyty
  • ennakonpidätyksen maksamatta jääminen
  • korkotulon lähdeveron pidättämättä jättäminen
  • ulkomaalaisen saajan lähdeveron perimättä jättäminen.

On myös hyvä huomioida, että matkalaskuista löytyy monenlaisia virheitä. Matkalaskuja on voitu tehdä aiheettomasti tai matkakuluja on maksettu muutoin väärin perustein. Matkalaskuissa voi olla puutteellisia selvityksiä tehdyistä matkoista. Kodin ja työpaikan välisiä matkoja on saatettu korvata verottomina. Jos työntekijä työskentelee useammassa kohteessa, on hyvä tarkistaa myös toissijaista työntekemispaikkaa koskevat säännökset.

Ennakonpidätyksessä tehdyt virheet ovat ikäviä maksajan, mutta myös saajan/työntekijän näkökulmasta.

Miten virheitä voi ehkäistä ennalta?

Merkittävässä asemassa on kirjanpitoa hoitavan henkilöstön osaaminen ja koulutus riippumatta siitä, onko kirjanpito tehty talon sisällä, onko se ulkoistettu vai jaettu näiden kahden tahon välillä. Kirjanpitäjän on syytä huolehtia myös ajan tasalla pysymisestä, koska verolainsäädäntöön tulee jatkuvasti muutoksia.

Vastuut kirjanpitoon osallistuvien tahojen välillä on syytä määritellä selkeästi. Tällä on vielä isompi merkitys, jos talousasioiden hoito on jaettu useamman henkilön/tahon välille.

Oikeellisuuteen ja virheiden välttämiseen vaikuttaa paljon myös se, että kirjanpitoaineisto on toimitettu tilitoimistolle tai muulle käsittelijälle ajoissa. Näin vältytään jälkikäteisiltä korjauksilta ja asiat saadaan hoidettua tehokkaasti ja kerralla oikein. Sähköinen kirjanpito onkin oiva apu tähän tilanteeseen.

Iso merkitys on myös riittävällä kommunikoinnilla. Esimerkiksi kokous- ja neuvottelukulujen, markkinointikulujen, edustuskulujen ja yksityiskulujen välinen rajanveto on usein haasteellista. Oikeaan kirjaustapaan päädytään todennäköisimmin, jos tilitoimisto tai muu kirjanpitäjä saa heti riittävästi tietoa liiketapahtuman luonteesta. Nämä edellä mainitut kulut ovat myös siinä mielessä merkityksellisiä, että niillä on usein vaikutusta kaikkiin verolajeihin. Näitä seikkoja ei kirjanpitoa tuntematon ostaja useinkaan osaa ajatella. Yksityiskohtaisten tietojen antaminen voi usein myös tuntua hyvinkin turhauttavalta kiireen keskellä.

Käytännössä on havaittu, että virheille altistavat myös yritysten lisääntynyt kansainvälisyys. Kansainvälisyydellä on myös vaikutusta moneen eri verolajiin.

Oikea menettelytapa eri tilanteissa voi vaatia joskus enemmänkin selvittelyä. Tulkinnanvaraisissa kirjanpito- ja verotuskysymyksissä on hyvä käyttää ulkopuolista asiantuntija-apua. Verohallinnolle voi tehdä etukäteen esim. sitovan ennakkoratkaisuhakemuksen.

Vieritä ylös