Tutkimus- ja kehittämismenojen käsittely yrityksen kirjanpidossa

Monikohan yrittäjä on ollut ihmeissään, kun kirjanpitäjä on kysynyt, onko tietty meno tutkimus- vai kehittämismenoa. Voin vain kuvitella monen yrittäjän tokaisseen, ettenpä ole tullut sitä ajatelleeksi, koska yritämme vain kovasti saada uutta tuotetta markkinoille.

Kirjanpitäjä tarkentaa, että tutkimus- ja kehittämismenojen erottelu toisistaan on hyvin tärkeää, koska kirjanpitolaki mahdollistaa vain kehittämismenojen aktivoinnin, ei tutkimusmenojen. Sillä välin yrittäjä miettii, mitä se aktivointi olikaan – tutun kuuloinen sana, mutta eipä juuri nyt tule mieleeni, mitä sillä tarkoitetaan. Kirjanpitäjä ystävällisesti selittää, että aktivoinnilla tarkoitetaan sitä, että vuoden aikana syntyneitä kehittämiskuluja voidaan haluttaessa kirjata taseeseen ja poistaa eli kirjata kuluksi erissä useampana vuotena sen sijaan, että kirjattaisiin ne kerralla kuluksi saman tilikauden aikana. Tällöin yrityksen tilikauden tulos näyttää paremmalta, kun kulu jakautuu useammalle vuodelle. Aktivointi toki edellyttää sitä, että aktivoitaviin kuluihin kohdistuu tulonodotus.

Tästä yrittäjä innostuu ja ilmoittaa, että tämähän kuulostaa hyvältä. Odotapas, kun minä teen sinulle listan kaikista kehittämismenoista – niitähän löytyy meiltä ja paljon. Tässä välissä kirjanpitäjä ehtii sanomaan väliin, että nyt on syytä käydä läpi tietyt perusasiat tutkimus- ja kehitysmenoista ja sen jälkeen rauhassa miettiä, mitkä edellytykset täyttyvät. Samalla hän kuitenkin kehuu yrittäjää, että hän otti kyseisen laskun puheeksi, koska nyt hän voi auttaa yrittäjää pohtimaan, miten tämä tutkimus- ja kehitysprojekti on yrityksen näkökulmasta tarkoituksenmukaista käsitellä kirjanpidossa.

Tutkimus- ja kehittämismenojen käsitteet

Tutkimus- ja kehittämismenojen erottelu kirjanpidossa on tärkeää, mutta kyseisiä käsitteitä ei ole laissa määritelty. Tämän vuoksi kirjanpitäjän on turvauduttava kirjanpitolain esitöihin.

Hallituksen esityksen 89/2015 mukaan tutkimukseen tyypillisesti sisältyväksi toiminnaksi katsotaan muun muassa uuden tiedon hankkiminen, tiedon soveltamiskohteiden etsiminen, tuote- ja prosessivaihtoehtojen etsiminen ja uusien ja paranneltujen tuote- ja prosessivaihtoehtojen hahmotteleminen. Kyse on siten tavallaan alustavista toimista jonkin varsinaisen kehittämistoiminnan aloittamiseksi.

Samaisen hallituksen esityksen mukaan kehittämistoiminnalla tarkoitetaan tutkimustulosten tai muun tietämyksen soveltamista uusien tai aikaisempia olennaisesti parempien raaka-aineiden, laitteiden, tuotteiden, prosessien, järjestelmien tai palvelujen suunnitteluun ennen kaupallisen tuotannon tai käytön aloittamista. 

Kehittämistoimintaan luetaan muun muassa: ennen tuotannon aloittamista tai käyttöä tapahtuva prototyyppien ja mallien suunnittelu, rakentaminen ja testaus; uuteen teknologiaan perustuvien työkalujen, ohjainten, muottien ja matriisien suunnittelu; suuruusluokaltaan sellaisen koelaitoksen suunnittelu, rakentaminen ja käyttö, jolla ei ole edellytyksiä taloudellisesti kannattavaan kaupalliseen tuotantoon, sekä valitun uuden tai entistä paremman raaka-aineen, laitteen, tuotteen, prosessin, järjestelmän tai palvelun suunnittelu, toteuttaminen ja testaus

Tässä vaiheessa yrittäjä kertoo olevansa jo paremmin kartalla siitä, mitä kirjanpitäjä ja kirjanpitolaki oikein tarkoittaa käyttäessään näitä käsitteitä. Yrittäjällä on jo valmis lista aktivoitavista kuluista mielessään ja hän lupaa toimittaa sen kirjanpitäjälle pikimmiten. Yrittäjä tuumaa, että lopuillaan olevan tilikauden tulos tulee näyttämään huomattavasti paremmalta aktivointien jälkeen. Kirjanpitäjä tarttuu nopeasti tilaisuuteen ja kertoo, että on myös huomioitava, että kehittämiskulujen aktivointi pienentää yrityksen jakokelpoista omaa pääomaa. Jos aktivoidaan esimerkiksi 50.000 euroa se pitää vähentää jakokelpoisen oman pääoman määrästä. Verotuksessa vähentäminen onnistuu sitä mukaa kuin niitä kirjataan kuluiksi. On myös mahdollista vaatia, että kertakuluina kirjatut kehittämismenot vähennetään verotuksessa poistoina kahtena tai useampana vuotena (poistot jäävät verotuksessa tavallaan ”hyllylle” odottamaan).

Kehittämismenojen aktivoinnissa huomioitavaa

Kirjanpitäjä haluaa käydä vielä muutaman asian läpi aktivointiin liittyen. Aktivointimenot on poistettava vaikutusaikanaan. Jos vaikutusajan arviointi luotettavalla tavalla on haastavaa, niin kehittämismenot on poistettava 10 vuoden aikana. Jotta voidaan näyttää, että arviointi on tehty luotettavalla tavalla, niin tueksi on syytä laatia laskelmia. Yrittäjä tokaisee, että kyllähän meiltä laskelmia löytyy, emmehän me muuten uskaltaisi panostaa tähän niin paljon. Kirjanpitäjä on tyytyväinen, että asiaa on jo mietitty perinpohjaisesti. Nyt ei tarvitse enää kuin tallentaa dokumentit kirjanpidon oheen. Sehän käy helposti sähköisessä järjestelmässä ja laskelmat ovat helposti löydettävissä myöhemminkin tarpeen mukaan esim. tilintarkastajaa ja verotarkastajaa ajatellen.

Tässä vaiheessa yrittäjä muistaa, että ai niin, mehän olemme hakeneet myös avustusta kehittämismenojen kattamiseen. Siihen kirjanpitäjä tokaisee, että olipa hyvä, että muistit mainita asiasta. Kun saatte avustuspäätöksen, niin lähetäthän siitä heti kopion minulle. Positiivinen päätös saadaan nimittäin kirjata heti päätöksen saavuttua, vaikka maksusuoritus tapahtuisi myöhemmin. Kirjaus tehdään samalle taseen tilille, jolle aktivointi on tehty. Avustus luonnollisesti pienentää tehtävien poistojen määrää.

Yrittäjä on tyytyväinen, koska todennäköisesti saatavan avustuksen ansioista poistot pysyvät maltillisen kokoisina, jolloin päästäneen kuitenkin jakamaan osinkoa, vaikka kehitysmenojen aktivointi rajoittaa voitonjakoa. Aktivoinnin ansioista myös kuluvan tilikauden tulos näyttää ihan siistiltä.

Kirjanpitäjä vielä muistuttaa, että kerrothan minulle jatkossakin hyvissä ajoin mahdollisista kehittämisprojekteista. Aiempien tilikausien kehitysmenojen aktivointi on nimittäin kiellettyä.

Lisäksi kirjanpitäjä huomauttaa, että myös veroilmoituksessa poistot tulee ilmoittaa heti oikein ennen verotuksen päättymistä. Verovuodesta 2018 alkaen sovellettavassa uudessa verovelvolliskohtaisessa verotuksen päättymisessä yhtiön verotus voi päättyä esimerkiksi jo kesäkuun lopussa. Kun verotus on päättynyt, yhtiö ei voi enää esimerkiksi oikaisuvaatimuksella vaatia tehtäväksi poistoja eri tahtiin verotuksessa kuin kirjanpidossa.

Nyt olisi vielä kerättävä tiedot aktivoitavista kuluista kuten kehittämisprojektiin kohdistuvista palkoista sivukuluineen ja alihankintaostoista. Yrittäjä lupaa palata asiaan pian. Hän aikoo myös innoissaan kertoa kehittämismenojen aktivoinnista yrittäjäkollegalleen tulevana saunailtana. Kollegalla on nimittäin iso kehittämisprojekti alkamassa.

Lähteet:

HE:89/2015

Fokus, Liikekirjanpito, Jarmo Leppiniemi ja Timo Kaisanlahti

Opinahjon koulutukset tutkimus- ja kehitysmenot kirjanpidossa

Vieritä ylös